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06.September 2017

Rückzahlung von Fortbildungskosten

Fort- und Weiterbildung ist essenziell. Arbeitgeber wollen aber auch, dass die von ihnen übernommenen Investitionen in die Weiterbildung dem eigenen Betrieb zugutekommen. Sie wollen sich also davor schützen, dass der Arbeitnehmer den Betrieb nach absolvierter Fortbildung verlässt und in diesem Falle einem anderen Betrieb die Vorteile der Ausbildung zugutekommen, ohne dass hierfür eine Entschädigung gezahlt wird.

Es hat sich also eingebürgert, dass in Arbeitsverträgen oder Fortbildungsvereinbarungen sogenannte Rückzahlungsklauseln „eingebaut“ werden, mit denen vom Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen die Kostenerstattung der Qualifizierung verlangt werden kann.

Bei solchen Klauseln handelt es sich in der Regel um sogenannte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), weil der Arbeitnehmer auf die Gestaltung der Rückzahlungsklausel de facto keinen Einfluss nehmen kann. Klar ist, dass nur solche Kosten für Qualifizierungsmaßnahmen zurückverlangt werden können, die die Chancen des Arbeitnehmers auf dem Arbeitsmarkt unabhängig von der Beschäftigung in dem Betrieb verbessern. Sogenannte Einführungskurse zur Bedienung bestimmter Maschinen oder einer neuen Abrechnungssoftware sind von der Erstattung von vorneherein ausgeschlossen.

Auch die Behauptung eines Arbeitgebers, die Rückzahlungsklausel sei keine AGB, sondern es sei auf Augenhöhe verhandelt worden, wird schwerlich vom Arbeitgeber zu beweisen sein, wenn der Arbeitnehmer im Ergebnis den ersten Entwurf des Vertrages einschränkungslos akzeptiert hat.

Arbeitgeber müssen drei Kernprobleme kennen, damit die Zulässigkeit einer Rückzahlungsklausel nicht in Gefahr gerät:

Rückzahlungsklauseln scheitern in der Regel dann, wenn

  1. die Gründe der Rückzahlungspflicht unzulässig sind;
  2. die rückzuerstattenden Kosten ungenau bezeichnet werden;
  3. die Bindungsdauer des Arbeitnehmers nach Ende der Fortbildung zu lang und damit unzulässig ist.

Generell kann gesagt werden, dass solche Regelungen zulässig sind, bei denen der Arbeitnehmer die Kosten der Fortbildung erstatten muss, wenn er das Arbeitsverhältnis innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Abschluss der Qualifizierung aus eigenem Antrieb oder Verschulden beendet. Es muss also ausdrücklich im Vertrag klargestellt sein, dass die Rückzahlungspflicht nur dann entsteht, wenn das Arbeitsverhältnis aus Gründen endet, die ausschließlich der Arbeitnehmer verschuldet hat. Das kann z.B. eine verhaltensbedingte Kündigung durch den Arbeitgeber sein, aber auch eine vom Arbeitgeber nicht verursachte Eigenkündigung des Arbeitnehmers bzw. ein aus solchen Gründen geschlossener Aufhebungsvertrag.

Daraus folgt, dass eine Rückzahlungspflicht bei reiner Arbeitgeberkündigung unzulässig ist (vgl. BAG Urteil vom 18.03.2014 zu Az.: 9 A ZR 545/12). Daraus folgt aber auch, dass eine mehrdeutige Formulierung die Klausel unwirksam werden lässt (vgl. BAG, Urteil vom 13.12.2011 zu Az.: 3 AZR 971/09).

Möglich ist allerdings die Rückzahlungsverpflichtung bei vorzeitigem Abbruch der Fortbildung, (vgl. Urteil BAG vom 19.01.2011 zu Az.: 3 AZR 621/08).

Unzulässig ist ferner eine pauschale Formulierung der Höhe der zu erstattenden Kosten. Sie muss so penibel wie möglich im Vertrag angegeben werden (vgl. Urteil BAG vom 06.08.2013 zu Az.: 9 AZR 442/12). Die Kosten müssen vielmehr im Einzelnen aufgelistet werden. Dabei sind nicht nur die eigentlichen Lehrgangskosten aufzuführen, sondern auch die Kosten etwaiger Lohnfortzahlung bei Freistellung im Einzelnen einschließlich der Angabe, ob diese brutto oder netto, mit oder ohne Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung zu erstatten sind.

Auch darf die Bindungsdauer der Rückzahlungsverpflichtung nicht über Gebühr lang sein. Es haben sich zwar Zeitstaffeln herausgebildet. Allerdings betont das BAG in jedem Fall, dass es sich dabei nur um sogenannte Richtwerte handelt, von denen im Einzelfall abgewichen werden kann, (vgl. BAG, Urteil vom 14.01.2009 zu Az.: 3 AZR 900/07).

Im Ergebnis kann gesagt werden:
Je kostenintensiver die Fortbildung ist, desto mehr rechtfertigt sich eine längere Bindungsdauer.

Fazit:
Eine wirksame Rückzahlungsklausel in Fortbildungsvereinbarungen muss sorgfältig abgestimmt sein, damit nicht die Unwirksamkeit der Klausel festgestellt wird. In einem solchen Fall ist die Klausel nämlich in aller Regel unrettbar verloren – eine Reduzierung der unzulässigen Klausel auf das zulässige Maß durch das Gericht kommt im Streitfall nicht in Betracht –. Muster für einen Fortbildungsvertrag bzw. Regelungen dazu im Arbeitsvertrag können über uns bezogen werden.