Aktualität ist ein überaus wichtiges "Gut" unserer Zeit, deswegen erhalten Sie hier kontinuierlich Neuigkeiten aus unserer Kanzlei sowie zu neuen Rechtsbeschlüssen.

18.Dezember 2013

Neue Reisekostenregelungen ab 2014

Die „erste Tätigkeitsstätte“ hat ab 2014 zentrale Bedeutung für die steuerliche Behandlung von Fahrt- und Reisekosten. Gegebenenfalls müssen Arbeitsverträge überprüft werden, wenn der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten eingesetzt wird.

Wo die erste Tätigkeitsstätte liegt, richtet sich nach dem im Arbeitsvertrag festgelegten Einsatzort. Da es auf die Qualität der Tätigkeit nicht ankommt, besteht Gestaltungsspielraum. Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung können nämlich für die Zuordnung ausreichend sein. Unerheblich ist darüber hinaus, ob die festgelegte Tätigkeitsstätte regelmäßig aufgesucht wird.

Gibt es Unklarheiten hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte, muss geprüft werden, ob nicht eine Änderung des Arbeitsvertrages sinnvoll ist.

Nach § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG ist erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeit-
gebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten dritten, der der Arbeit-
nehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag
- unbefristet,
- für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
- über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Beispiel:
Z ist Außendienstmitarbeiter für die Region A tätig und soll einmal pro Woche an den Firmensitz nach
B fahren. Laut Arbeitsvertrag ist er dort tätig. Dort soll er an einem Tag in der Woche die anfallenden Bürotätigkeiten erledigen und an Dienstbesprechungen teilnehmen.

Die erste Tätigkeitsstätte ist aufgrund der arbeitsrechtlichen Zuordnung in B. Folglich ist es unerheblich, dass Z überwiegend in der Region A und nicht in B tätig wird.

Für die Höhe der abziehbaren Werbungskosten, für die Frage, ob die Aufwendungen steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden können oder ob die Versteuerung eines geltwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens vorzunehmen ist, ist also ab 2014 maßgebend, ob der Arbeitnehmer an seiner ersten Tätigkeitsstätte oder aber auswärts beruflich tätig wird.

Übernachtungskosten als Werbungskosten
Notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist – also Übernachtungskosten bei Dienstreisen -, können auch künftig mit den tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Der unbeschränkte Abzug von Übernachtungskosten kommt künftig aber nur für die ersten 48 Monate einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte in Betracht, danach ist der Abzug für Unter-
kunftskosten auf EUR 1.000,00 pro Monat beschränkt.
Nach einer mindestens 6-monatigen Unterbrechung beginnt eine neue 48-Monats-Frist.

Sind in einer Hotelrechnung Verpflegungskosten für Frühstück enthalten, so können diese nicht als Wer-
bungskosten angesetzt werden. Sie sind im Rahmen der Verpflegungspauschalen zu berücksichtigen und deshalb aus den Übernachtungskosten herauszurechnen.
Demgegenüber sind Nebenleistungen, wie Kreditkartengebühren, Kurtaxen oder Fremdenverkehrsabgaben voll abzugsfähig.

§ 3 Nr. 16 EStG bestimmt, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten lohnsteuerfrei erstatten kann.

Beispiel:
In einer Hotelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers wird für eine Übernachtung des Arbeitnehmers
mit Frühstück eine Gesamtrechnung von EUR 70,00 abgerechnet. Dabei entfallen auf das Frühstück
EUR 10,00. Erstattet nun der Arbeitgeber die reinen Übernachtungskosten von EUR 60,00 können für den An- und Abreisetag zusätzlich auch noch Verpflegungspauschalen von EUR 24,00 (je EUR 12,00 für den An- und Abreisetag) steuerfrei ausgezahlt werden, insgesamt also EUR 84,00.
Übernimmt der Arbeitgeber dagegen auch den Betrag von EUR 10,00 für das Frühstück, ist die Ver-
pflegungspauschale für den Abreisetag um EUR 4,80 (20 % der Tagespauschale von EUR 24,00) wegen des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Frühstücks zu kürzen. Der Arbeitgeber kann dann neben den Hotelkosten von EUR 70,00 zusätzlich einen Betrag von (EUR 24,00 minus 4,80) von EUR 19,20 für Verpflegung – insgesamt EUR 89,20 – steu-erfrei erstatten.